Chúng ta leo núi, càng lên cao thì mức độ bao quát cảnh quan bên dưới càng đầy đủ hơn. Nhưng càng lên cao về phía đỉnh núi thì những chi tiết của cảnh quan càng mờ dần đi. Vậy bao quát là gì?
Trong việc quản lý cũng xảy ra điều tương tự. Ở vị trí càng cao, mức độ hiểu biết về hệ thống hoạt động của doanh nghiệp càng toàn diện, nhưng mức độ chi tiết của công việc sẽ giảm dần.
Câu chuyện dưới đây có đề cập đến điều này:
Một con sói cứ lởn vởn quanh đàn cừu hết ngày này sang ngày khác. Lúc đầu người chăn cừu lo lắng quan sát động thái của con sói. Nhưng con sói không tỏ vẻ làm hại gì đàn cừu cả. Lâu dần, người chăn cừu giảm đi sự lo lắng ban đầu. Thậm chí sau này anh ta còn không để ý gì đến sự có mặt xa xa của con sói nữa.
Mỗi ngày người chăn cừu lại đi dạo lên cao hơn một chút về phía đỉnh đồi để có thể nhìn ngắm cảnh đồi núi toàn vẹn hơn. Mà cũng đúng, vì dù có lên cao thì anh ta vẫn nhìn thấy được đàn cừu bên dưới chân đồi kia mà.
Rồi một ngày kia, anh ta quyết định leo lên tận đỉnh đồi để có thể nhìn ngắm cho thỏa mắt. Quả thật đó là một trải nghiệm cực kỳ thú vị khi đứng trên cao và nhìn được hầu như toàn cảnh bên dưới.
Nhưng khi người chăn cừu quay xuống thì mọi việc đã trễ, rất nhiều cừu của anh đã bị con sói kia bắt đi mất. Tất cả còn sót lại của chúng là những vết máu loang lổ bên đồi…
Quay lại với chuyện doanh nghiệp. Càng lên vị trí cao thì mức bao quát càng rộng, nhưng các chi tiết càng nhạt dần, thậm chí ta sẽ có thể bỏ mất ý nghĩa của sự kiểm soát, như người chăn cừu không còn nhìn thấy rõ cảnh con sói bắt cừu của mình dưới chân đồi vậy.
Để giải được bài toán cân bằng giữa tầm bao quát và mức độ chi tiết trong công việc, thì cần có những vai trò giúp người quản lý giữ được mức độ kiểm soát chi tiết khi họ không thể đóng tròn hai vai một lúc được. Do đó phân quyền là một lời giải rất phổ biến. Tuy cũng từ câu chuyện trên, có 8 điểm cần chú ý:
1. Không chỉ giao trách nhiệm cho nhân viên là xong
Việc đặt niềm tin khi phân quyền là cần thiết, nhưng việc nhận ra nhân viên có làm tròn trách nhiệm không lại còn cần thiết hơn.
2. Nỗ lực để biết những việc cần biết
Chấp nhận bổ sung cho sự không hoàn thiện của nhân viên được giao trách nhiệm bằng cách vẫn nỗ lực tìm hiểu công việc chi tiết nếu còn thời gian.
3. Chọn từ những người làm tốt hơn mình
Giải phóng thời gian để bao quát tốt hơn khu vực phụ trách của mình qua phân quyền. Người được giao được kỳ vọng là họ sẽ làm tốt. Họ sẽ thúc đẩy công việc chi tiết tốt hơn, và họ cũng sẽ giúp cho việc bao quát của cấp trên toàn diện hơn.
4. Kiểm soát liên tục
Nếu chỉ phân công, phân quyền mà không kèm theo các mục tiêu cụ thể thì khả năng mất kiểm soát sẽ tăng lên. Bên cạnh đó những biện pháp về quản lý chất lượng và tiêu chuẩn công việc giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và tin cậy hơn.
Người được phân quyền chịu trách nhiệm về công việc và con người mà họ quản lý. Việc can thiệp như giao việc cho nhân viên đã có người quản lý trực tiếp của họ là không cần thiết và hệ thống có thể dễ bị rối. Trước hết những can thiệp như vậy là hủy hoại chính sự phân quyền.
6. Thể hiện tin tưởng và công nhận sự đóng góp
Phân quyền là biểu hiện của sự tin tưởng. Tuy vậy đối với các kết quả công việc mang lại từ các khu vực bên dưới thì sự công nhận thành tích đóng góp lại cũng rất cần thiết.
7. Tìm sự cam kết của nhân viên
Khi có sự cam kết và có sự tình nguyện của nhân viên thì khả năng thành công sẽ cao, đặc biệt là các việc mới, ít gặp, hoặc chưa bao giờ làm đến.
8. Theo dõi tiến triển của công việc đã giao
Tiếp tục theo dõi diễn tiến, và cập nhật công việc vừa giúp duy trì sự quản lý thông qua nhân viên và vừa kết nối chi tiết công việc bên dưới một cách tự nhiên vào công việc mang tính bao quát bên trên.
Trương Chí Dũng
