Kinh nghiệm – Thủ thuật

I). KHÁI NIỆM HÀM:

Hàm là những công thức định sẵn của Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc để thực hiện các thao tác trên bảng tính, hoặc giúp đỡ việc ra một quyết định dựa trên những thông tin cung cấp. Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn của Excel hoặc có thể viết ra những hàm mới cho riêng mình.

Cú pháp chung của hàm như sau:

= TÊNHÀM(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n)

Trong đó:

· Dấu “=”: Bắt buộc phải có trước hàm, nếu kông có dấu “=” thì Excel không tính toán gì cả mà sẽ hiển thị công thức đó lên ô như một chuỗi văn bản.

· TÊNHÀM: Do Excel qui định và mỗi hàm có một tên riêng của nó. Có thể dùng ký tự hoa hoặc thường cho tên hàm (trong tên hàm không được có khoảng trống).

· Số lượng các đối số sẽ tuỳ thuộc theo từng hàm và tuỳ từng trường hợp mà có nhiều hay ít, các đối số sẽ ngăn cách bởi dấu phẩy “,” và chúng phải được nằm trong dấu cặp dấu ().

Trong hàm có thể chứa tất cả các loại dữ liệu của Excel, các địa chỉ ô, tên khối, tên vùng,…, riêng dữ liệu loại chuỗi khi đặt trong hàm phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ “. Có thể sử dụng một hàm làm đối số cho một hàm và chỉ được giới hạn trong 7 mức lồng nhau.

II). CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL:

1. Hàm Ngày/Tháng/Năm:

a). Hàm Lấy Ngày: (Day)

· Cú pháp: =Day(chuỗi tháng ngày năm)

· Công dụng: Hàm trả về giá trị ngày của chuỗi tháng ngày năm.

Ex: =day(“12/24/2003”) ® 24

b). Hàm Lấy Tháng: (Month):

· Cú pháp: =Month(chuỗi tháng ngày năm)

· Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm

Ex: =month(“12/24/2003”) ® 12

c). Hàm Lấy Năm: (Year)

· Cú pháp: =Year(chuỗi tháng ngày năm)

· Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm

Ex: =year(“12/24/2003”) ® 2003

d). Hàm Lấy ngày tháng năm: (Date):

· Cú pháp: =Date(năm, tháng, ngày)

· Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm

Ex: =date(2003,12,24) ® 24/12/2003 hoặc12/24/2003

e). Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: (Now)

· Cú pháp: =Now()

· Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện tại (ngày giờ hệ thống)

2. Các hàm về số:

a). Hàm lấy phần nguyên: (INT)

· Cú pháp: =INT(n)

· Công dụng: Hàm INT cho kết quả là phần nguyên của số n.

Ví dụ: =INT(3.1416) sẽ cho kết quả là: 3.

=INT(123.456) sẽ cho kết quả là: 123.

b) Hàm chia lấy dư: (MOD)

· Cú pháp: =MOD(m,n)

· Công dụng: Hàm MOD cho kết quả là số dư của m chia cho n. Nếu n=0, MOD returns the #DIV/0! error value.

Ví dụ: =MOD(9,2) sẽ cho kết quả là: 1.

c). Hàm làm tròn số: (ROUND)

· Cú pháp: =ROUND(n,m)

· Công dụng: Hàm ROUND làm tròn số n đến m số.

· Nếu m>0 hàm làm tròn với m số lẻ.

Ví dụ: =ROUND(3.1416,2) sẽ cho kết quả là: 3.14

· Nếu m<0 hàm sẽ làm tròn qua phần nguyên.

Ví dụ: =ROUND(1234567, -2) sẽ cho kết quả là: 1234600.

d). Hàm lấy cực đại: (MAX)

· Cú pháp: =MAX(n1,n2,…,nm).

· Công dụng: Hàm MAX cho kết quả là số nguyên lớn nhất trong m số.

Ví dụ: =MAX(A5:B8,C9:G11,G13)

=MAX(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 27.

e). Hàm lấy cực tiểu: (MIN)

· Cú pháp: =MIN(n1,n2,…,nm)

· Công dụng: Hàm MIN cho kết quả là số nhỏ nhất trong m số.

Ví dụ: =MIN(A5:B8,C9:G11,G13)

=MIN(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 3.

f). Hàm tính tổng: (SUM)

· Cú pháp: =SUM(n1,n2,…,nm)

· Công dụng: Hàm SUM cho kết quả là tổng các số n1,n2,…,nm.

Ví dụ: =SUM(A5:B8,C9:G11,G13)

=SUM(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 60.

g). Hàm tính tổng có điều kiện: (SUMIF)

· Cú pháp: =Sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

· Công dụng:Hàm tính tổng vùng tính tổng mà thỏa điều kiện.

Ví dụ: =Sumif(B1:B5,”Nam”,C1:C5) : Tính Tổng tiền từ C1 đến C5 của Vùng từ B1 đến B5 có những ô tương ứng là Nam

h). Hàm Tính trung bình: (AVERAGE)

· Cú pháp: =AVERAGE(n1,n2,…,nm )

· Công dụng: Hàm AVERAGE trả về một số là trung bình cộng của các số n1,n2,…,nm .

Ví dụ: =AVERAGE(A5:B8,C9:G11,G13).

=AVERAGE(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 12.

i). Hàm đếm số: (COUNT)

· Cú pháp: =COUNT(Vùng dữ liệu)

· Công dụng: Hàm COUNT cho kết quả là tổng số các ô có giá trị trong Vùng dữ liệu.

Ví dụ: =COUNT(“B”,2,4,1,6) sẽ cho kết quả là: 4.

j). Hàm đếm chuỗi: (COUNTA) (đếm các ô không rỗng)

· Cú pháp: =COUNTA(Vùng dữ liệu)

· Công dụng: Hàm COUNTA cho kết quả là tổng số các ô không rỗngtrong Vùng dữ liệu.

Riêng hàm Count chỉ đếm số, để đếm được chuỗi thì phải sử dụng hàm Counta

k). Hàm đếm có điều kiện: (COUNTIF)

· Cú pháp: =COUNTIF(vùng dữ liệu, điều kiện)

· Công dụng: Hàm đếm vùng dữ liệu mà thỏa điều kiện.

Ví dụ: =Countif(A1:D5,18) : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện =18.

=Countif(A1:D5,”>=18”) : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện >=18.