Scan là cách được người dùng sử dụng để scan tài liệu giấy để lưu thành file ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Scan là gì? Dùng để làm gì? Hướng dẫn cách scan giấy tờ, hãy đọc bài viết sau đây nhé!
Scan là gì?
Scan là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ (hợp đồng, tạp chí, tài liệu,…) hay thậm chí là hình ảnh trên giấy sang dữ liệu, hình ảnh, tập tin lưu trữ trên máy tính, điện thoại bằng máy scan, máy in có chức năng scan hoặc bằng app scan.
Máy scan hoạt động giống như máy photocopy, một thiết bị tích điện kép chụp ảnh điện tử của trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng phản xạ thành thông tin kỹ thuật số rồi thành tệp để lưu trữ trên máy tính và điện thoại. Nếu tài liệu được quét có chứa văn bản, bạn có thể chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa bằng phần mềm OCR (Nhận dạng ký tự quang học).
Công dụng của Scan là gì?
Bảo quản an toàn các tài liệu quan trọng
Các tài liệu quan trọng cần được bảo mật và cất giữ cẩn thận để có thể dễ dàng lấy lại nếu cần hoặc bị mất. Lúc này, việc quét tài liệu càng trở nên cần thiết. Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu giúp ích rất nhiều cho mỗi cá nhân doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
Bảo mật thông tin tuyệt đối an toàn
Việc lưu trữ thông tin dưới dạng số hóa bằng cách quét và cài đặt mã truy cập bảo mật cho những nội dung quan trọng nhằm nâng cao khả năng bảo mật thông tin cho người dùng. Hình ảnh quét được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ an toàn
Tìm kiếm văn bản nhanh chóng, dễ dàng
Việc chuyển văn bản từ bản cứng sang lưu trữ bằng tập tin nội bộ giúp cho việc tổ chức thông tin trở nên đơn giản, thuận tiện và hiện đại hơn. Ngoài ra, nhiều máy scan mới còn được tích hợp khả năng chia sẻ tài liệu qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ scan qua ứng dụng của bên thứ ba. Do đó, người dùng dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty.
Các bước scan giấy tờ
Chuẩn bị
-
Máy Scan
-
Phần mềm Adobe Acrobat để chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được
Cách làm
Bước 1: Đặt tài liệu lên máy quét. Sau khi kết nối máy tính và máy quét. Mở nắp máy quét. Sau đó nhìn vào bề mặt của hình ảnh hoặc tài liệu mà bạn muốn quét gần mặt kính. Hướng và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải ở đúng vị trí được đánh dấu trên thiết bị, vị trí này thường được đánh dấu bằng mũi tên hoặc số không.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trong phần mềm máy quét. Mở phần mềm quét, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích thước quét) như mong muốn trước khi quét tài liệu. Sau khi quá trình cài đặt và chỉnh sửa hoàn tất, nhấn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy để bắt đầu scan tài liệu.
Nếu cần thiết, hãy điều chỉnh thêm. Sau khi tài liệu của bạn được quét, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để tùy chỉnh thêm, chẳng hạn như: thay đổi hướng ảnh, Hãy chú ý đến định dạng tệp trong tài liệu đã lưu. Bạn có thể chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu. Sau khi đã quét tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp thành PDF hoặc kết hợp chúng thành một tài liệu nhiều trang. Bạn cũng có thể dùng Photoshop để giải quyết vấn đề tài liệu gốc bị mờ, nội dung không rõ ràng hoặc màu nền tối giúp tài liệu rõ ràng hơn.
Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về scan là gì, cách sử dụng máy scan tài liệu một cách nhanh chóng. Chúc bạn áp dụng thành công trong công việc nhé!
