Phối hợp (Coordination) trong doanh nghiệp kinh doanh quốc tế là gì?

Phối hợp trong doanh nghiệp kinh doanh quốc tế

Khái niệm

Phối hợp trong tiếng Anh được gọi là coordination.

Phối hợp là việc thiết lập những cơ chế nhằm liên kết hoạt động giữa các đơn vị, bộ phận của doanh nghiệp.

Phân loại cơ chế

– Cơ chế phối hợp chính thức

Các cơ chế chính thức được sử dụng nhằm phối hợp các đơn vị đa dạng, từ hình thức tiếp xúc trực tiếp, liên lạc định kì tới tổ công tác và cấu trúc ma trận.

Khi nhu cầu phối hợp tăng lên thì các cơ chế phối hợp chính thức cũng trở nên phức tạp hơn.

+ Sự tiếp xúc trực tiếp giữa các nhà quản trị chi nhánh là cơ chế phối hợp đơn giản nhất. Họ chỉ cần liên hệ với nhau bất cứ khi nào có mối quan tâm chung. Tuy nhiên, cơ chế phối hợp này có thể không hiệu quả nếu các nhà quản trị có định hướng quan tâm khác nhau.

+ Liên lạc định kì là hình thức phối hợp phức tạp hơn. Khi mối liên hệ giữa các đơn vị tăng lên thì sự phối hợp có thể được cải thiện bằng cách mỗi đơn vị trao trách nhiệm cho một cá nhân trong việc gặp gỡ và phối hợp với đơn vị khác một cách định kì.

Thông qua hình thức phối hợp này, một mối liên hệ lâu dài được thiết lập giữa những người có liên quan.

+ Khi nhu cầu phối hợp tăng lên, các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng các tổ công tác tạm thời hoặc lâu dài bao gồm nhiều cá nhân đến từ các đơn vị có nhu cầu phối hợp.

Hình thức này thường được sử dụng để phối hợp trong việc phát triển và giới thiệu sản phẩm mới, nhưng cũng rất có ích trong các trường hợp khác đòi hỏi sự phối hợp giữa từ hai đơn vị trở lên.

+ Khi nhu cầu phối hợp trở nên rất cấp thiết, các doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức phối hợp kiểu như cấu trúc ma trận, trong đó tất cả các bộ phận được gắn kết với nhau. Cấu trúc này được thiết kế để tối đa hoá sự phối hợp giữa các đơn vị.

Ma trận thông dụng nhất được xây dựng dựa trên các bộ phận khu vực địa lí và các bộ phận sản phẩm toàn cầu. Trên thực tế, ma trận này có thể phức tạp hơn vì được thiết kế dựa trên sự liên kết giữa các bộ phận địa lí, bộ phận sản phẩm và bộ phận chức năng.

Tuy nhiên, cấu trúc ma trận có xu hướng quan liêu, không linh hoạt, và mang tính chất xung đột hơn là phối hợp. Việc sử dụng nó có thể giải quyết được nhiều vấn đề, nhưng đồng thời tạo ra không ít các vấn đề phát sinh.

Để phát huy tác dụng, cấu trúc ma trận cần có tính linh hoạt, và được hỗ trợ bởi các cơ chế phối hợp phi chính thức.

– Cơ chế phối hợp phi chính thức

+ Mạng quản lí (Management Networks)

Mạng quản lí là một hệ thống các mối liên hệ phi chính thức giữa các nhà quản trị trong một doanh nghiệp. Để mạng này tồn tại, các nhà quản trị tại các địa điểm khác nhau trong tổ chức phải có mối liên hệ với nhau, ít nhất là liên hệ gián tiếp.

+ Văn hoá tổ chức (Organization Culture)

Để mạng quản lí (và cấu trúc ma trận) vận hành có hiệu quả, các nhà quản trị cần chia sẻ cam kết chung trong việc đạt tới các mục tiêu. Nếu các nhà quản trị không sẵn sàng và có thiện chí hỗ trợ những người khác thì mạng quản lí sẽ bị tê liệt.

Để khắc phục điều này, các nhà quản trị cần cần nắm bắt và chấp nhận hệ thống các tiêu chuẩn và giá trị chung – đó chính là văn hoá tổ chức.

Trên cơ sở các giá trị và chuẩn mực đó, từng nhà quản trị sẽ sẵn lòng và tạm gác qua một bên lợi ích của đơn vị mình để tập trung vào lợi ích của toàn doanh nghiệp. Họ sẽ sẵn sàng hợp tác với các nhà quản trị khác trong mạng quản lí để giải quyết vấn đề phát sinh.

Nhu cầu phối hợp

Nhu cầu phối hợp giữa các đơn vị là khác nhau tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp.

Với các công ty theo đuổi chiến lược đa quốc gia, nhu cầu phối hợp là thấp nhất, tiếp đến là các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược quốc tế, chiến lược toàn cầu, và cao nhất là ở các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược xuyên quốc gia.

– Các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược đa quốc gia chủ yếu quan tâm tới việc thích ứng với điều kiện địa phương, thường hoạt động với cấu trúc khu vực địa lí trên khắp thế giới, trong đó mỗi khu vực có sự độc lập đáng kể và chức năng tạo giá trị riêng. Do mỗi khu vực hoạt động khá độc lập nên nhu cầu phối hợp giữa là thấp nhất.

– Đối với những doanh nghiệp theo đuổi các chiến lược quốc tế thì phối hợp là cần thiết để khuyến khích việc chuyển giao kĩ năng và sản phẩm từ công ty mẹ sang các chi nhánh nước ngoài.

– Nhu cầu phối hợp tăng lên đối với những doanh nghiệp cố gắng khai thác kinh tế địa điểm và lợi ích của đường kinh nghiệm, cụ thể là những doanh nghiệp theo đuổi chiến lược toàn cầu.

Để đạt được mục tiêu khai thác kinh tế địa điểm và lợi ích của đường kinh nghiệm, các doanh nghiệp này phải phân tán các hoạt động tạo giá trị tại các địa điểm khác nhau trên toàn thế giới.

Và các hoạt động này cần có sự phối hợp với nhau để đảm bảo dòng đầu vào được đưa vào chuỗi giá trị, dòng bán thành phẩm đi qua chuỗi giá trị, và dòng thành phẩm được đưa ra các thị trường trên khắp thế giới một cách thuận lợi.

– Nhu cầu về sự phối hợp ở các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược xuyên quốc gia là lớn nhất.

Các doanh nghiệp này theo đuổi mục tiêu khai thác kinh tế địa điểm và lợi ích của đường cong kinh nghiệm, thực hiện hợp tác chiến lược toàn cầu, chuyển giao các kĩ năng, kiến thức giữa các đơn vị, đồng thời phải thích ứng cao nhất với điều kiện địa phương.

Điều này đòi hỏi mức độ phối hợp phải cao hơn so với chiến lược toàn cầu và chiến lược quốc tế.

Hơn nữa, các chi nhánh ở nước ngoài và các hoạt động tạo giá trị phân bổ khắp toàn cầu của doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo rằng bất kì sản phẩm nào được tung ra thị trường và chiến lược marketing tương ứng đều được điều chỉnh phù hợp với điều kiện ở từng địa phương.

(Tài liệu tham khảo: Kinh doanh quốc tế, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)