Khi nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn và gặp nhiều thách thức. Kéo theo quan điểm về sự thay đổi để cải tiến văn hóa làm việc. Hướng đến một mục tiêu cao cả là tối ưu hóa phần dư thừa, nhằm tập trung năng lực vào yếu tố chính để nâng cao hiệu quả công việc. Từ đó tạo dựng môi trường hoạt động chuyên nghiệp và xuất sắc hơn. Để đạt được giá trị đó đòi phải các đơn vị phải nhanh nhẹn trong khâu ứng dụng kỹ thuật quản lý và thực hành. Cụ thể là là chúng tôi muốn đề cập đến tiêu chuẩn 6S. Vậy 6S là gì? Cùng Eurorack tìm hiểu rõ hơn ở phần nội dung bên dưới.
Mục lục nội dung:
Contents
Định nghĩa 6S là gì?
6S được biết đến là một tiêu chuẩn vô cùng quan trọng đối với bất kỳ cá nhân, đơn vị, hay tổ chức nào đó, có mong muốn chinh phục sự chuyên nghiệp và đẳng cấp trong mô hình hoạt động của mình. Cụ thể hơn 6S là một kỹ thuật được ứng dụng vào các lĩnh vực như sản xuất, giáo dục, dịch vụ, v.v. Nhằm quản lý và vận hành dựa trên cơ sở được thống nhất. Để từ đó giúp loại bỏ những yếu tố tạo giá trị kém, hướng đến một hệ thống làm việc chuyên nghiệp và luôn có sự cải tiến.
Tiêu chuẩn 6S gồm những yếu tố nào?
Nguồn gốc của phương pháp này được bắt nguồn từ nước Nhật Bản. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ giải nghĩa từ 6S theo phiên âm tiếng nhật như sau. 6S từ đại diện cho 6 chữ cái đầu của 6 chữ: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, Safety.
-
Seiri (chọn lọc): Có ý nghĩa là quá trình xem xét và sàng lọc để loại bỏ những thứ không thật sự cần thiết và giữ lại những thứ thường xuyên sử dụng.
-
Seiton (bố trí): Là sắp xếp các đồ vật, các công việc một cách rõ ràng và rành mạch. Đảm bảo quá trình nhận diện, lấy và trả lại được diễn ra thuận tiện nhất.
-
Seiso (sạch sẽ): Mang ý nghĩ luôn giữ vệ sinh nơi làm việc để tạo lập một không gian sạch sẽ, nhằm tạo sự hứng thú và an toàn cho sức khỏe con người.
-
Seiketsu (duy trì): Được hiểu là sự săn sóc, nhằm tạo tính duy trì thực hiện tốt 3S đầu tiên. Qua đó rèn giũa cho người thực hiện một tinh thần có trách nhiệm.
-
Shitsuke (Sẵn sàng): Là thể hiện sự sẵn hàng chấp hành và tuân thủ theo những quy định đã được thiết lập. Qua đó luôn có ý thức tự giác trau dồi để thực hiện ngày càng tốt hơn công thức 6S.
-
Safety (An toàn): Tính cấp thiết được đề cập đến là an toàn, an toàn là trên hết. Chính vì vậy trong quá trình thực hiện công thức 6S luôn có những biện pháp để phòng ngừa để đem đến sự an toàn cho con người.
Vai trò của tiêu chuẩn 6S
Tiêu chuẩn 6S dễ dàng sử dụng với những lý thuyết và kiến thức rất đơn giản, khá gần gũi với đời sống thực tiễn. Chính vì vậy dù bạn là học sinh, sinh viên, cán bộ, công nhân viên, chủ doanh nghiệp, v.v. Thì bạn hoàn toàn có thể ứng dụng 6S vào công việc của mình một cách dễ dàng.
Không chỉ áp dụng cho riêng bản thân, mà người hiểu rõ phương pháp 6S có thể sử dụng để truyền đạt cho những cá thể khác. Qua đó thiết lập nên một bảng quy định chung để hàng loạt những bộ phận trong cùng một đơn vị tuân theo.
Bạn có thể sở hữu cho mình phương pháp 6S mà không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào để đầu tư. Bởi nó là kiến thức hiện hữu, không thuộc bản quyền của bất kỳ đối tượng nào.
Mở ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp cải thiện ý thức của mọi người về tinh thần và trách nhiệm. Qua đó giúp công ty có nhiều cơ hội để phát triển cũng như gây dựng nên một văn hóa làm việc khác biệt.
Đồng thời cũng là nền tảng để năng xuất hoạt động tại nơi làm việc trở nên tốt hơn và ổn định hơn. Từ đó cắt giảm được thời gian, chi phí không cần thiết, nâng cao chất lượng sản phẩm và tiến độ hoàn thành công việc.
Ứng dụng của 6S trong thực tiễn
Chúng ta sẽ phân loại theo các lĩnh vực ứng dụng sau đây:
6S trong lĩnh vực sản xuất
Khi áp dụng phương pháp này vào sản xuất, đơn vị sẽ có được một bảng kế hoạch về thời điểm bảo dưỡng các thiết bị máy móc. Đây là lúc để nhân viên hoặc quản lý rà soát lại thiết bị nào ít sử dụng hoặc hiệu suất làm việc kém thì sẽ được loại bỏ ra khỏi khu vực.
Bên cạnh đó các máy móc, thiết bị để hàng hóa sản xuất cũng như không gian nhà kho xưởng sẽ được vệ sinh, dọn dẹp mỗi ngày. Như vậy sẽ giảm bớt tính trạng gây hỏng hóc vì để bụi bẩn, chất dơ bám lâu ngày. Qua đó sản lượng được sản xuất cũng vì đó mà tăng cao.
Trong quá trình vận hành nhà kho và sản xuất sẽ không tránh khỏi những tình huống xấu xảy ra gây ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Vì vậy Áp dụng 6S giúp nâng cao tính an toàn, bởi các bộ phận, các công việc thực hiện đều sẽ được bảo hộ bằng những biện pháp được đưa ra bởi người ban hành công thức 6S trong tổ chức.
>>> Xem thêm: Phân biệt 4 phương thức sản xuất phổ biến nhất MTO ETO ATO và MTS.
6S trong môi trường văn phòng
Không gian văn phòng sẽ trở nên gọn gàng và rộng rãi hơn nhờ áp dụng kỹ thuật 6S. Bởi các tệp tài liệu nháp, văn phòng phẩm hết giá trị sử dụng sẽ được loại bỏ. Thay vào đó các đồ vật còn sử dụng được sẽ cất trữ và phân loại một cách khoa học theo từng vị trí. Từ đó giúp tiết giảm đáng kể thời gian khi có yêu cầu truy xuất dữ liệu cũ từ cấp trên, đồng thời cũng giúp cho tổng quan văn phòng sạch sẽ và thẩm mỹ hơn.
Bên cạnh đó là khuyến khích nhân viên tự giác hoàn thành và gửi báo cáo công việc một cách định kỳ, cũng như cập nhật những tài sản được tạo ra trong quá trình làm việc tại công ty lên hệ thống lưu trữ chung (nó có thể là hình ảnh, video, nội dung chữ, tài khoản các nền tảng mạng xã hội, thông tin khách hàng, v.v.). Đây cũng là điều là rất nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng để phòng các tình huống xung đột.
Ngày nay tại một số văn phòng làm việc cũng đều rất chu đáo trong vấn đề quan tâm đến sức khỏe cũng như tinh thần của nhân viên. Chính vì vậy ngoài những tiêu chuẩn đánh giá về công thái học, còn có các khung thời gian ngắn giữa giờ làm việc từ 5-10 phút để cho đầu óc được thư giãn và nghỉ ngơi. Bên cạnh đó cũng được trang bị một số dụng cụ cần thiết để xử lý những tình huống khẩn cấp (như vật dụng y tế, dược phẩm, thuốc, v.v.).
Quy trình thực hiện tiêu chuẩn 6S
Mặc dù công thức là được áp dụng chung, tuy nhiên nội dung bên trong nó còn có thể tùy chỉnh theo từng đơn vị cũng như lĩnh vực mà họ hoạt động.
Bước 1: Đánh giá tổng thể
Đánh giá và phân tích tổng quan nơi làm việc nhằm xác định những thực thể tồn tại. Để từ đó đưa ra kế hoạch thiết lập 6S sao cho phù hợp và đạt chuẩn.
Bước 2: Thiết lập kế hoạch
Sau bước đánh giá, tiếp đến là bạn cần chỉ ra được, khu vực hoặc công việc nào cần được cắt giảm những thứ không cần thiết. Vị trí nào cần được tổ chức làm sạch, khâu thực hiện nào cần được đảm bảo độ an toàn nhất định. Sau đó cũng cần có một kế hoạch về buổi gặp gỡ giữa người lãnh đạo và các trưởng ban, bộ phận để chỉ định người chịu trách nhiệm phổ biến lại cho cấp dưới.
Bước 3: Triển khai các buổi đào tạo
Mặc dù, khiến thức 6S đã quá gần gũi với đời sống thực tế tuy nhiên, khi mới đưa vào áp dụng chắc chắn sẽ còn nhiều điều chưa hiểu rõ cũng như quy trình thực thiện sao cho đúng cách để dễ tạo thành một thói quen. Chính vì vậy người lãnh đạo cần phải tổ chức ra khung giờ để đào tạo cho các nhân viên của mình.
Bước 4: Tiến thành thực hiện
Đến bước này, toàn thể cán bộ, công nhân viên đều phải tuân thủ thực hiện một cách nghiêm chỉnh quy định về 6S.
Bước 5: Kiểm tra để cải tiến
Sau bước chạy thử nghiệm, người chủ đơn vị cần phải quan sát lại quá trình thực hiện 6S của nhân viên đã diễn ra đúng như mong muốn hay chưa. Nếu chưa cần tiến hành mở ra các cuộc gặp gỡ để nhận xét và đánh giá, từ đó đưa ra những chỉnh sửa sao cho phù hợp.
Ngoài ra bạn cũng có thể xem thêm cách mà PLC được sử dụng để quản lý kho vận, nhằm mục đích đạt hiệu suất cao trong công việc, thông qua bài viết: PLC là gì? Ứng dụng của PLC trong quản lý kho vận.
Như vậy có thể thấy 6S là một bộ công cụ rất hữu ích cho mọi đối tượng dùng để áp dụng cho mọi lĩnh vực trong đời sống từ công nghiệp sản xuất đến văn phòng làm việc. Nhờ có 6S mà cuộc sống mỗi ngày của chúng ta trở nên tốt đẹp, ý nghĩa và hiệu quả hơn, nếu được duy trì tốt sẽ tạo nên một chuẩn mực về văn hóa. Eurorack hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ có thêm kiến thức hữu ích về cách áp dụng kỹ thuật vào quản lý và vận hành.
